{"entity":{"name":"Orvalane Distribution","enterprise_number":"0924.030.116","address":"Rue Saint-Gilles 120, 4000 Liège","employer":true,"sme_status":"sme"},"register":{"as_of_date":"2026-10-01","kept_by":"Responsable informatique","version":"1"},"systems":[{"name":"Assistant de chat du site internet","provider_name":"Fournisseur de chat Exemplar","version":"2.3","in_use_since":"2026-08-10","purpose":"Répondre aux questions des visiteurs sur les produits et les délais de livraison.","used_in":"Site internet public","users":"Visiteurs du site","role":"deployer","classification":"not_high_risk","classification_reason":"L'assistant ne prend aucune décision à propos des personnes ; l'entité le classe parmi les systèmes qui ne sont pas à haut risque.","human_oversight":{"person":"Responsable du service clientèle","measures":["Relecture hebdomadaire d'un échantillon de conversations"]},"input_data":{"controlled":false},"instructions_followed":true,"logs":{"kept":true,"where":"Chez le fournisseur","retention_months":6},"monitoring":{"arrangement":"Le responsable du service clientèle vérifie les réponses chaque semaine."},"transparency":{"interacts_with_persons":true,"users_informed_how":"Mention affichée sur la fenêtre de chat : « Vous discutez avec un assistant IA »","emotion_or_biometric":false,"generates_content":false,"deepfake_or_public_text":false},"dpia":{"status":"not_required"},"fria":{"status":"not_applicable"},"review_date":"2027-03-31"},{"name":"Outil de génération d'images","provider_name":"Éditeur d'images Exemplar","version":"5","in_use_since":"2026-06-01","purpose":"Créer des visuels pour le catalogue et les réseaux sociaux.","used_in":"Service marketing","users":"Deux collaborateurs du marketing","role":"deployer","classification":"not_high_risk","classification_reason":"L'outil produit des illustrations de produits sans personne identifiable.","human_oversight":{"person":"Responsable marketing"},"transparency":{"interacts_with_persons":false,"emotion_or_biometric":false,"generates_content":true,"labelling_how":"Mention sous chaque visuel : « Image générée par IA »","deepfake_or_public_text":false},"dpia":{"status":"not_required"},"fria":{"status":"not_applicable"}},{"name":"Présélection des candidatures","provider_name":"Éditeur de recrutement Exemplar","version":"1.8","in_use_since":"2026-09-15","purpose":"Classer les candidatures reçues selon l'adéquation avec l'offre d'emploi.","used_in":"Service du personnel","users":"Responsable du personnel","role":"deployer","classification":"high_risk_annex_iii","annex_iii_domain":"employment","classification_reason":"L'outil classe des candidats ; l'entité le range dans le domaine de l'emploi de l'annexe III.","provider_derogation_documented":"no","profiling":true,"human_oversight":{"person":"Responsable du personnel","measures":["Chaque candidature écartée est relue par une personne"]},"input_data":{"controlled":true,"statement":"Les candidatures sont reçues par l'entité sans pré-tri."},"instructions_followed":true,"workers_informed":{"status":"not_yet"},"logs":{"kept":true,"where":"Serveur de l'éditeur","retention_months":12},"monitoring":{"arrangement":"Revue mensuelle des candidatures écartées"},"transparency":{"interacts_with_persons":false,"emotion_or_biometric":false,"generates_content":false},"dpia":{"status":"planned"},"fria":{"status":"planned"},"review_date":"2027-03-31"},{"name":"Outil de notation des clients","provider_name":"Éditeur de scoring Exemplar","version":"3.1","in_use_since":"2026-09-14","purpose":"Calculer un score de risque de retard de paiement par client.","used_in":"Direction commerciale","users":"Direction commerciale","role":"deployer","classification":"not_classified","classification_reason":"L'entité n'a pas encore arrêté la classification de cet outil.","human_oversight":{"person":"Direction commerciale"},"transparency":{"interacts_with_persons":false,"emotion_or_biometric":false,"generates_content":false},"dpia":{"reference":"AIPD-2026-014","status":"done"},"fria":{"status":"not_applicable"}}],"literacy":{"measures":[{"measure":"Formation interne d'une demi-journée sur les usages et les limites de l'IA","date":"2026-09-22","audience":"Tout le personnel"},{"measure":"Règle écrite sur les outils d'IA autorisés et sur les données qu'on peut y saisir","date":"2026-09-01","audience":"Tout le personnel"}],"responsible":"Responsable informatique"},"signoff":{"name":"Hélène Pirotte","title":"Gérante","date":"2026-10-01"}}