{"letter":{"date":"2026-02-01","place":"Bruxelles"},"policy_metadata":{"version":"3.1","effective_date":"2026-03-01","review_frequency":"Annuelle"},"employer":{"name":"Quellora Solutions SRL","legal_form":"SRL","bce":"0900.029.049","vat":"BE0900029049","onss":"5231847","address":"Rue de la Science 23, 1040 Etterbeek (Bruxelles)","joint_committee":"CP 200 — Commission paritaire des employés","social_secretariat":"Secrétariat social Belpay SRL"},"forfaits":{"daily_meal_over_4h_eur":15.0,"daily_meal_under_4h_eur":8.0,"km_rate_eur":0.4,"note":"Montants fixés par l'employeur à titre de remboursement de frais propres à l'employeur et revus chaque année ; leur traitement social et fiscal est confirmé par le secrétariat social."},"categories":[{"name":"Déplacements professionnels (transport)","requires_receipt":true,"notes":"Transport en commun privilégié. Voiture personnelle remboursée au taux kilométrique de la section 1. Taxi ou VTC uniquement si transport public indisponible. Remboursement du parking sur justificatif."},{"name":"Repas d'affaires (déjeuners/dîners clients, équipe)","daily_limit_eur":75.0,"requires_receipt":true,"notes":"Maximum 4 convives. Justification obligatoire: noms et société des convives, objet de la réunion. Boissons alcoolisées non remboursées. Repas interne > 2 personnes: accord manager préalable."},{"name":"Hébergement","daily_limit_eur":175.0,"requires_receipt":true,"notes":"Réservation via la plateforme de voyage de l'entreprise recommandée. Hôtel 3 étoiles maximum sauf accord explicite manager. Frais de minibar, room service et services personnels non remboursés."},{"name":"Frais de conférence et formation externe","requires_receipt":true,"notes":"Frais d'inscription sur approbation préalable du manager direct. Inclus: frais de déplacement, hébergement, repas dans les limites des catégories respectives."},{"name":"Fournitures de bureau et matériel","daily_limit_eur":50.0,"requires_receipt":true,"notes":"Uniquement si le matériel n'est pas disponible via le catalogue interne d'achats. Matériel IT doit être approuvé par le département IT avant achat."},{"name":"Communications professionnelles (téléphone, internet)","requires_receipt":true,"notes":"Uniquement les frais liés à l'activité professionnelle démontrée, sur présentation de facture détaillée avec décompte des appels professionnels."}],"approval":{"threshold_manager_eur":250.0,"threshold_director_eur":1000.0,"prior_approval_required_above_eur":500.0},"submission":{"deadline_days":30,"method":"Portail RH en ligne (module notes de frais). Soumission en ligne obligatoire. Les notes de frais papier ne sont plus acceptées depuis le 1er janvier 2025.","required_documents":["Facture ou reçu original (scan numérique haute résolution accepté si original illisible ou non remis)","Justificatif du motif professionnel (qui, quoi, pourquoi) pour les repas d'affaires et conférences","Approbation préalable écrite du responsable pour les montants supérieurs à 500 EUR","Preuve de paiement (relevé bancaire ou carte de crédit entreprise si applicable)","Pour les déplacements en voiture: relevé kilométrique (adresse départ/arrivée, distance)"]},"non_reimbursable":["Amendes de stationnement, de circulation ou pénalités de retard","Boissons alcoolisées","Frais personnels: coiffeur, pressing, loisirs, divertissements privés","Cadeaux personnels aux collègues ou clients sans approbation préalable","Abonnements à des services de streaming, jeux en ligne ou divertissement","Frais d'annulation de voyage résultant d'un manque d'organisation personnelle","Frais familiaux lors d'un déplacement professionnel (conjoint, enfants)","Dommages causés à des tiers par le travailleur lors de l'utilisation d'un véhicule personnel non couvert par une assurance appropriée"],"signatures":{"cfo":"Marc Willems","hr_director":"Sophie Vandenberghe","date":"2026-02-01"}}